Zakwaterowanie pracowników delegowanych w Belgii: lista kontrolna dla pracodawców

Zakwaterowanie pracowników delegowanych w Belgii jest częścią samej delegacji: przepisy UE i belgijskie regulują zakwaterowanie zapewniane przez pracodawcę, dodatki wypłacane na pokrycie kosztów noclegu oraz prowadzone przez niego dokumenty. Ta lista kontrolna jest przeznaczona dla zespołów HR, kierowników projektów i zagranicznych wykonawców wysyłających personel do Brukseli, Antwerpii lub Gandawy, z linkami do oficjalnych źródeł. Ta strona zawiera informacje ogólne, a nie porady prawne, dlatego szczegóły należy potwierdzić u swojego dostawcy usług płacowych lub doradcy prawnego.

Kto jest uważany za pracownika delegowanego w Belgii

Pracownik delegowany to osoba zatrudniona, która na co dzień pracuje poza Belgią lub została zatrudniona poza Belgią i jest wysłana przez pracodawcę do pracy w Belgii na ograniczony czas. Według Federalnej Służby Publicznej ds. Zatrudnienia (FPS Employment) stosunek pracy musi istnieć przed delegacją i trwać przez cały jej czas.

Typowym przykładem jest inżynier oddelegowany do zakładu w Porcie Antwerpii. Osoby samozatrudnione nie podlegają opisanym tutaj przepisom prawa pracy dotyczącym delegowania.

Gdzie zakwaterowanie pojawia się w przepisach dotyczących delegowania

Zakwaterowanie pojawia się w przepisach na trzy sposoby: jakość zakwaterowania zapewnianego przez pracodawcę, dodatki na podróż, wyżywienie i nocleg oraz sposób, w jaki te dodatki odnoszą się do wynagrodzenia.

Dyrektywa UE. Zmieniona dyrektywa o delegowaniu pracowników, Dyrektywa (UE) 2018/957, dodała dwa elementy do warunków obowiązujących w kraju przyjmującym dla pracowników delegowanych: „warunki zakwaterowania pracowników, jeśli zapewnia je pracodawca” dla pracowników przebywających poza swoim stałym miejscem pracy oraz dodatki lub zwroty kosztów podróży, wyżywienia i noclegu. W preambule wskazano, że władze powinny mieć możliwość kontroli, czy zakwaterowanie zapewnione przez pracodawcę spełnia przepisy kraju przyjmującego. Państwa członkowskie musiały stosować te przepisy od 30 lipca 2020 roku.

Prawo belgijskie. Belgia wdrożyła dyrektywę ustawą z 12 czerwca 2020 roku, która zmieniła ustawę z 5 marca 2002 o delegowaniu pracowników. Zgodnie z jej artykułem 5 pracodawca delegujący pracowników do Belgii musi przestrzegać belgijskich warunków pracy, wynagrodzenia i zatrudnienia określonych w przepisach sankcjonowanych karnie oraz w układach zbiorowych uznanych za wiążące przez dekret królewski. Jeśli taki wiążący układ sektorowy przewiduje dodatki na podróż, nocleg i wyżywienie dla pracowników przebywających poza domem, zasady te mają zastosowanie do pracowników delegowanych podczas podróży do lub z ich zwykłego miejsca pracy w Belgii lub gdy są tymczasowo wysłani z niego do innego miejsca pracy.

Dodatki i wynagrodzenie. Zgodnie z artykułem 6/1 tej samej ustawy, dodatek wypłacany z tytułu delegowania jest traktowany jako wynagrodzenie, chyba że stanowi zwrot faktycznie poniesionych kosztów, takich jak podróż, nocleg czy wyżywienie. Jeśli nie można ustalić, która część dodatku jest zwrotem kosztów, a która wynagrodzeniem, cały dodatek traktuje się jako zwrot kosztów. W praktyce jest to powód, aby koszty zakwaterowania wyraźnie oddzielać od wynagrodzenia.

Belgijskie standardy mieszkaniowe obowiązują dla zakwaterowania

Zakwaterowanie podlega regionalnym przepisom mieszkaniowym, ponieważ mieszkalnictwo jest w Belgii kompetencją regionalną: Antwerpia i Gandawa należą do Flandrii, a Bruksela do Regionu Stołecznego Brukseli.

Flandria (Antwerpia, Gandawa). Artykuł 3.1 Flandryjskiego Kodeksu Mieszkaniowego (Vlaamse Codex Wonen) wymaga, aby każde mieszkanie spełniało podstawowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa, zdrowia i jakości mieszkania, obejmujące między innymi powierzchnię, urządzenia sanitarne, ogrzewanie, bezpieczeństwo przeciwpożarowe i czujniki dymu.

Tymczasowe zakwaterowanie pracowników w pokojach (Flandria). Od 1 października 2023 r. władze lokalne we Flandrii mogą stosować specjalne ramy prawne dla tymczasowego zakwaterowania pracowników w mieszkaniach pokojowych (kamerwoningen) z własnymi standardami. Jeśli planujesz zakwaterować pracowników w pokojach dzielonych, sprawdź w gminie, jakie lokalne przepisy obowiązują.

Bruksela. Brukselski Kodeks Mieszkaniowy określa podstawowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa, higieny i podstawowego wyposażenia w wynajmowanych mieszkaniach, w tym dostęp do ciepłej i zimnej wody, toalety, bezpiecznej instalacji elektrycznej, ogrzewania, urządzeń kuchennych oraz alarmów dymowych. Regionalna inspekcja mieszkaniowa może sprawdzić, czy mieszkanie spełnia te wymogi.

Limosa: zgłoszenie przed rozpoczęciem pracy

Zagraniczny pracodawca delegujący pracowników do Belgii musi złożyć deklarację Limosa przed rozpoczęciem pracy w Belgii. Strona formalności FPS Employment wyjaśnia, że deklaracja jest składana online i od razu generuje potwierdzenie, Limosa-1, które każdy pracownik delegowany musi okazać belgijskiemu klientowi przed rozpoczęciem pracy. W przypadku braku dowodu klient belgijski ma obowiązek zgłosić ten fakt.

Zgodnie z oficjalnym Przewodnikiem po Limosa, deklaracja wymaga podania miejsc pracy w Belgii, belgijskiego klienta, przewidywanych dat rozpoczęcia i zakończenia (do 24 miesięcy na deklarację), pracowników, harmonogramu pracy, danych pracodawcy oraz osoby kontaktowej dla władz belgijskich.

Ta sama strona FPS Employment wymienia także rejestrację w urzędzie gminy miejsca pobytu pracownika delegowanego jako jedną z formalności delegowania.

Delegacje trwające dłużej niż 12 miesięcy

Gdy delegacja faktycznie trwa dłużej niż 12 miesięcy, do pracy wykonywanej po dwunastym miesiącu stosuje się dodatkowe belgijskie warunki pracy. FPS Employment wyjaśnia, że pracodawca może odroczyć to o sześć miesięcy, wysyłając uzasadnione powiadomienie przed końcem dwunastego miesiąca.

Jeśli jeden pracownik delegowany zastępuje innego wykonującego to samo zadanie w tym samym miejscu, okresy te sumują się, więc rotacyjne zespoły są liczone od początku zadania, a nie na osobę.

Dokumenty do przechowywania

Belgijscy inspektorzy mogą zażądać od pracodawcy pracowników delegowanych określonego zestawu dokumentów. Artykuł 7/1 ustawy z 5 marca 2002 wymienia umowę o pracę lub równoważny dokument, informacje o walucie wynagrodzenia, świadczeniach pieniężnych i rzeczowych związanych z delegowaniem i repatriacją, ewidencję czasu pracy oraz dowody wypłat wynagrodzeń. Na żądanie dokumenty te muszą być dostarczone w języku narodowym lub angielskim i muszą być dostępne przez rok po zakończeniu delegacji. Praktyczne jest przechowywanie umów mieszkaniowych i faktur w tym samym pliku.

Lista kontrolna zakwaterowania dla pracodawcy

Przejdź przez tę listę przed przyjazdem pierwszego pracownika i sprawdzaj ją przy zmianie zespołu.

1. Potwierdź delegację. Sprawdź, czy każda osoba jest pracownikiem delegowanym zgodnie z powyższą definicją i złóż deklarację Limosa przed rozpoczęciem pracy.

2. Sprawdź układ sektorowy. Znajdź komisję parytetową (commission paritaire / paritair comité) obejmującą daną pracę oraz czy wiążący układ przewiduje dodatki na podróż, nocleg lub wyżywienie.

3. Zdecyduj o formie zakwaterowania. Jeśli firma zapewnia lub zwraca koszty zakwaterowania, wyodrębnij koszty mieszkaniowe oddzielnie od wynagrodzenia.

4. Wybierz zgodne z przepisami zakwaterowanie. Korzystaj z mieszkań spełniających regionalne standardy jakości. W przypadku pokoi dzielonych we Flandrii sprawdź lokalne przepisy gminy.

5. Zapewnij adres. Jeśli pracownicy będą się meldować w gminie, przed rezerwacją potwierdź, czy nieruchomość może być używana jako adres zameldowania.

6. Przechowuj dokumentację. Przechowuj umowy mieszkaniowe i faktury wraz z dokumentami delegacji.

7. Monitoruj czas trwania. Obserwuj próg 12 miesięcy, wliczając zastępstwa za tę samą pracę w tym samym miejscu.

8. Planuj zmiany. Uzgodnij z wyprzedzeniem, jak będą obsługiwane przedłużenia i zastępstwa pracowników.

Jak umeblowane mieszkanie Globexs spełnia wymogi zakwaterowania

Umeblowane mieszkanie lub dom Globexs zapewnia pracownikom delegowanym pełne mieszkanie od pierwszego dnia na podstawie pisemnej umowy z firmą. To pokrywa punkt dotyczący zakwaterowania na liście kontrolnej.

• Gotowe do zamieszkania. Umeblowane mieszkania i domy z kuchnią w Brukseli, Antwerpii i Gandawie.

• Cena all-inclusive. Energia jest wliczona bez limitu w euro, więc miesięczny koszt zakwaterowania jest znany z góry i łatwy do oddzielenia od wynagrodzenia. Od 1300 EUR miesięcznie w Antwerpii i od 1500 EUR w Brukseli i Gandawie; domy dla zespołów w pobliżu Brukseli od 2950 EUR.

• Adres zameldowania. Możliwy za zgodą właściciela. Wyślij pisemną prośbę do agenta wynajmu, my zapytamy właściciela i potwierdzimy odpowiedź. Cena, umowa i fianza pozostają bez zmian.

• Zespoły od 1 do 50 osób. Mieszkania, domy lub ich mieszanka, blisko tej samej lokalizacji. Zobacz zakwaterowanie zespołu projektowego w Belgii oraz zakwaterowanie pracowników w Belgii.

• Od 1 do 11 miesięcy. Przedłużenia za pomocą jednego maila. Jeśli pracownik zostanie zastąpiony, umowa trwa dalej z aneksem dla nowego lokatora, jak opisano w naszym przewodniku po rotacji pracowników w mieszkaniach korporacyjnych.

• Proste formalności dla pracownika. Tylko dokument tożsamości. Nie jest wymagane konto bankowe w Belgii, potwierdzenie dochodów ani poręczyciel.

• Szybkie wprowadzenie. Zamieszkanie w dniu podpisania umowy lub następnego dnia po otrzymaniu natychmiastowego przelewu.

Więcej o adresach: rejestracja w gminie w Belgii. Pełna oferta firmy: zakwaterowanie korporacyjne w całej Belgii lub przeglądaj Antwerpię, Brukselę i Gandawę.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca musi zapewnić zakwaterowanie pracownikom delegowanym w Belgii?

Przepisy dotyczące delegowania nie nakładają obowiązku zapewnienia zakwaterowania przez każdego pracodawcę. Ustalają standardy zakwaterowania, gdy jest ono zapewniane przez pracodawcę, oraz regulują dodatki na podróż, nocleg i wyżywienie, jeśli przewiduje je wiążący belgijski układ sektorowy.

Jakie standardy mieszkaniowe obowiązują dla zakwaterowania pracowników delegowanych?

Te same regionalne standardy, które obowiązują dla każdego mieszkania: Flandryjski Kodeks Mieszkaniowy w Antwerpii i Gandawie oraz Brukselski Kodeks Mieszkaniowy w Brukseli. Flandria ma także specjalne ramy dla tymczasowego zakwaterowania pracowników w pokojach dzielonych, stosowane przez gminy.

Czy dodatek mieszkaniowy może być zaliczany do wynagrodzenia pracownika delegowanego?

Nie, jeśli zwraca faktyczne koszty związane z delegacją, takie jak nocleg. Zgodnie z prawem belgijskim, gdy nie jest jasne, która część dodatku jest zwrotem kosztów, cały dodatek traktuje się jako zwrot kosztów.

Kiedy należy złożyć deklarację Limosa?

Przed rozpoczęciem pracy w Belgii. Deklaracja jest składana online i od razu generuje potwierdzenie Limosa-1, które każdy pracownik delegowany okazuje belgijskiemu klientowi przed rozpoczęciem pracy.

Czy pracownicy delegowani mogą zarejestrować swój adres w mieszkaniu Globexs?

Tak, jeśli właściciel wyrazi zgodę. Firma wysyła pisemną prośbę do agenta wynajmu, Globexs pyta właściciela i potwierdza decyzję. Cena, umowa i fianza pozostają bez zmian.

Czy Globexs może zakwaterować cały zespół blisko jednej lokalizacji?

Tak. Globexs zapewnia zakwaterowanie zespołom od 1 do 50 osób w mieszkaniach, domach lub ich mieszance, a parking jest podany w każdej ofercie.

---

Globexs zapewnia umeblowane zakwaterowanie dla firm i ich pracowników od 2002 roku. Firma została założona w Antwerpii przez belgijskiego przedsiębiorcę Lodewijka Cuypersa i obecnie oferuje 135 umeblowanych nieruchomości w Brukseli, Antwerpii i Gandawie.