Unterkunft für entsandte Arbeitnehmer in Belgien: Eine Checkliste für Arbeitgeber

Die Unterkunft für entsandte Arbeitnehmer in Belgien ist Teil der Entsendung selbst: EU- und belgische Vorschriften regeln die vom Arbeitgeber bereitgestellte Unterkunft, die Zulagen für Unterkunft und Verpflegung sowie die zu führenden Aufzeichnungen. Diese Checkliste richtet sich an Personalabteilungen, Projektleiter und ausländische Auftragnehmer, die Mitarbeiter nach Brüssel, Antwerpen oder Gent entsenden, mit Links zu offiziellen Quellen. Diese Seite bietet allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung, daher sollten Sie die Details für Ihren eigenen Fall mit Ihrem Gehaltsabrechnungsdienstleister oder Rechtsberater klären.

Wer gilt in Belgien als entsandter Arbeitnehmer

Ein entsandter Arbeitnehmer ist ein Beschäftigter, der normalerweise außerhalb Belgiens arbeitet oder außerhalb Belgiens eingestellt wurde und von seinem Arbeitgeber für eine begrenzte Zeit nach Belgien entsandt wird. Laut dem Föderalen Öffentlichen Dienst Beschäftigung (FPS Employment) muss das Arbeitsverhältnis vor der Entsendung bestehen und während dieser fortbestehen.

Ein typisches Beispiel ist ein Ingenieur, der an ein Werk im Hafen von Antwerpen abgeordnet wird. Selbstständige sind nicht durch die hier beschriebenen arbeitsrechtlichen Entsenderegeln abgedeckt.

Wo die Unterkunft in den Entsenderegeln erscheint

Die Unterkunft wird in den Regeln in drei Bereichen behandelt: die Qualität der vom Arbeitgeber bereitgestellten Unterkunft, Zulagen für Reise-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten sowie wie diese Zulagen sich auf das Gehalt beziehen.

Die EU-Richtlinie. Die überarbeitete Entsenderichtlinie, Richtlinie (EU) 2018/957, fügte zwei Punkte zu den Bedingungen des Gastlandes hinzu, die für entsandte Arbeitnehmer gelten: „die Bedingungen der vom Arbeitgeber bereitgestellten Unterkunft“ für Arbeitnehmer, die sich fern ihres regulären Arbeitsplatzes befinden, sowie Zulagen oder Erstattungen für Reise-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten. In den Erwägungsgründen wird ergänzt, dass die Behörden überprüfen können müssen, ob die vom Arbeitgeber bereitgestellte Unterkunft den Vorschriften des Gastlandes entspricht. Die Mitgliedstaaten mussten diese Maßnahmen ab dem 30. Juli 2020 anwenden.

Das belgische Gesetz. Belgien setzte die Richtlinie mit dem Gesetz vom 12. Juni 2020 um, das das Gesetz vom 5. März 2002 über die Entsendung von Arbeitnehmern änderte. Nach Artikel 5 muss ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmer nach Belgien entsendet, die belgischen Arbeits-, Lohn- und Beschäftigungsbedingungen einhalten, die durch strafrechtlich sanktionierte Gesetze und durch kollektivvertragliche Vereinbarungen, die per königlichem Erlass verbindlich gemacht wurden, festgelegt sind. Wenn ein solcher verbindlicher Branchenvertrag Zulagen für Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten für Arbeitnehmer vorsieht, die fern ihrer Heimat arbeiten, gelten diese Regeln für entsandte Arbeitnehmer, wenn sie zu oder von ihrem üblichen Arbeitsplatz in Belgien reisen oder vorübergehend von dort an einen anderen Arbeitsplatz entsandt werden.

Zulagen und Gehalt. Nach Artikel 6/1 desselben Gesetzes gilt eine aufgrund der Entsendung gezahlte Zulage als Gehalt, es sei denn, sie erstattet tatsächlich entstandene Kosten wie Reise-, Unterkunfts- oder Verpflegungskosten. Wenn nicht festgestellt werden kann, welcher Teil einer Zulage Erstattung und welcher Teil Gehalt ist, wird die gesamte Zulage als Kostenerstattung behandelt. In der Praxis ist dies ein Grund, Unterkunftskosten klar von Löhnen zu trennen.

Belgische Wohnstandards gelten für die Unterkunft

Die Unterkunft selbst unterliegt den regionalen Wohnvorschriften, da Wohnen in Belgien eine regionale Angelegenheit ist: Antwerpen und Gent gehören zu Flandern, Brüssel zur Region Brüssel-Hauptstadt.

Flandern (Antwerpen, Gent). Artikel 3.1 des Flämischen Wohnkodex (Vlaamse Codex Wonen) verlangt, dass jede Wohnung grundlegende Sicherheits-, Gesundheits- und Wohnqualitätsanforderungen erfüllt, darunter Mindestwohnfläche, sanitäre Einrichtungen, Heizung, Brandschutz und Rauchmelder.

Temporäre Arbeiterunterkünfte in Zimmern (Flandern). Seit dem 1. Oktober 2023 können die lokalen Behörden in Flandern einen spezifischen Rahmen für die temporäre Unterbringung von Arbeitskräften in zimmerbasierten Wohnungen (Kamerwoningen) anwenden, mit eigenen Standards. Wenn Sie planen, Arbeiter in geteilten Zimmern unterzubringen, erkundigen Sie sich bei der Gemeinde, welche lokalen Regeln gelten.

Brüssel. Der Brüsseler Wohnkodex legt grundlegende Anforderungen an Sicherheit, Sanitär und Basisausstattung in Mietwohnungen fest, einschließlich Warm- und Kaltwasser, Toilette, sicherem elektrischen System, Heizung, Kochmöglichkeiten und Rauchmeldern. Die regionale Wohnungsaufsicht kann prüfen, ob eine Wohnung den Vorschriften entspricht.

Limosa: Anmeldung vor Arbeitsbeginn

Ein ausländischer Arbeitgeber, der Mitarbeiter nach Belgien entsendet, muss vor Arbeitsbeginn in Belgien eine Limosa-Meldung abgeben. Die FPS Employment-Seite zu Formalitäten erklärt, dass die Meldung online erfolgt und sofort eine Quittung, die Limosa-1, erzeugt, die jeder entsandte Arbeitnehmer dem belgischen Auftraggeber vor Arbeitsbeginn vorlegen muss. Fehlt der Nachweis, muss der belgische Auftraggeber dies melden.

Nach dem offiziellen Working in Belgium Leitfaden zu Limosa fragt die Meldung die Arbeitsorte in Belgien, den belgischen Auftraggeber, die erwarteten Anfangs- und Enddaten (bis zu 24 Monate pro Meldung), die Mitarbeiter, den Arbeitsplan, die Angaben zum Arbeitgeber und eine Kontaktperson für die belgischen Behörden ab.

Die gleiche FPS Employment-Seite zählt auch die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt des Aufenthaltsorts des entsandten Arbeitnehmers zu den Formalitäten einer Entsendung.

Entsendungen länger als 12 Monate

Wenn eine Entsendung tatsächlich länger als 12 Monate dauert, gelten für die Arbeit nach dem zwölften Monat zusätzliche belgische Arbeitsbedingungen. Der FPS Employment erklärt, dass der Arbeitgeber dies um sechs Monate mit einer begründeten Mitteilung vor Ablauf des zwölften Monats hinauszögern kann.

Wenn ein entsandter Arbeitnehmer einen anderen bei derselben Aufgabe am selben Ort ersetzt, werden die Zeiträume zusammengerechnet, sodass rotierende Teams ab Beginn der Aufgabe und nicht pro Person erfasst werden.

Aufzeichnungen, die aufzubewahren sind

Belgische Prüfer können vom Arbeitgeber der entsandten Arbeitnehmer eine definierte Dokumentenliste verlangen. Artikel 7/1 des Gesetzes vom 5. März 2002 listet den Arbeitsvertrag oder ein gleichwertiges Dokument, Informationen zur Währung der Vergütung, Sach- und Geldleistungen im Zusammenhang mit der Entsendung und Rückführung, Zeitaufzeichnungen und Nachweise über Lohnzahlungen auf. Auf Anfrage müssen diese in einer Landessprache oder auf Englisch vorgelegt werden und ein Jahr nach Ende der Entsendung verfügbar bleiben. Es ist praktisch, Unterkunftsverträge und Rechnungen in derselben Akte aufzubewahren.

Die Checkliste für die Unterkunft des Arbeitgebers

Gehen Sie diese Liste durch, bevor der erste Arbeitnehmer eintrifft, und überprüfen Sie sie bei Teamwechsel.

1. Bestätigen Sie die Entsendung. Prüfen Sie, ob jede Person ein entsandter Arbeitnehmer im oben genannten Sinne ist, und reichen Sie die Limosa-Meldung vor Arbeitsbeginn ein.

2. Prüfen Sie den Branchenvertrag. Finden Sie die zuständige paritätische Kommission (commission paritaire / paritair comité) für die Tätigkeit und ob ein verbindlicher Vertrag Zulagen für Reise-, Unterkunfts- oder Verpflegungskosten vorsieht.

3. Entscheiden Sie, wie die Unterkunft geregelt wird. Wenn das Unternehmen Unterkunft stellt oder erstattet, erfassen Sie die Unterkunftskosten getrennt vom Lohn.

4. Wählen Sie konforme Unterkunft. Nutzen Sie Unterkünfte, die den regionalen Qualitätsstandards entsprechen. Für geteilte Zimmer in Flandern prüfen Sie die lokalen Gemeinderegeln.

5. Planen Sie die Adresse. Wenn sich die Arbeitnehmer bei der Gemeinde anmelden, bestätigen Sie vor der Buchung, dass die Immobilie als Meldeadresse genutzt werden kann.

6. Führen Sie die Akte. Bewahren Sie Unterkunftsverträge und Rechnungen zusammen mit den Entsendedokumenten auf.

7. Behalten Sie die Dauer im Blick. Achten Sie auf die 12-Monats-Grenze, einschließlich Ersatz für dieselbe Aufgabe am selben Ort.

8. Planen Sie Änderungen. Vereinbaren Sie im Voraus, wie Verlängerungen und Ersatz von Arbeitnehmern gehandhabt werden.

Wie eine möblierte Globexs-Wohnung die Unterkunft abdeckt

Eine möblierte Globexs-Wohnung oder ein Haus bietet entsandten Arbeitnehmern vom ersten Tag an ein komplettes Zuhause, basierend auf einem schriftlichen Vertrag mit dem Unternehmen. Das deckt den Unterkunftspunkt auf der Checkliste ab.

• Einzugsbereit. Möblierte Wohnungen und Häuser mit Küche in Brüssel, Antwerpen und Gent.

• All-inclusive-Preis. Energie ist ohne Euro-Obergrenze enthalten, sodass die monatlichen Unterkunftskosten im Voraus bekannt und leicht vom Lohn trennbar sind. Ab 1.300 EUR pro Monat in Antwerpen und ab 1.500 EUR in Brüssel und Gent; Häuser für Teams in der Nähe von Brüssel ab 2.950 EUR.

• Meldeadresse. Möglich, wenn der Eigentümer zustimmt. Senden Sie eine schriftliche Anfrage an Ihren Vermietungsagenten, wir fragen den Eigentümer und bestätigen die Antwort. Preis, Vertrag und Kaution bleiben unverändert.

• Teams von 1 bis 50 Personen. Wohnungen, Häuser oder eine Mischung, nahe am selben Standort. Siehe Unterbringung eines Projektteams in Belgien und Arbeiterunterkünfte in Belgien.

• 1 bis 11 Monate. Verlängerungen per einfacher E-Mail. Wird ein Arbeitnehmer ersetzt, läuft der Vertrag mit einem Nachtrag für den neuen Bewohner weiter, wie in unserem Leitfaden zur Mitarbeiterrotation in Firmenwohnungen beschrieben.

• Einfacher Papierkram für den Arbeitnehmer. Nur ein Ausweisdokument. Kein belgisches Bankkonto, Einkommensnachweis oder Bürge erforderlich.

• Schnelle Ankunft. Einzug am selben Tag oder am Tag nach Vertragsunterzeichnung und Eingang der Sofortüberweisung.

Mehr zu Adressen: Anmeldung bei der Gemeinde in Belgien. Das vollständige Firmenangebot: Firmenwohnungen in ganz Belgien oder stöbern Sie in Antwerpen, Brüssel und Gent.

Häufig gestellte Fragen

Muss ein Arbeitgeber in Belgien entsandten Arbeitnehmern eine Unterkunft stellen?

Die Entsenderegeln verpflichten nicht jeden Arbeitgeber, eine Unterkunft bereitzustellen. Sie legen Standards für die Unterkunft fest, wenn der Arbeitgeber sie stellt, und regeln Zulagen für Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten, wenn ein verbindlicher belgischer Branchenvertrag diese vorsieht.

Welche Wohnstandards gelten für die Unterkunft von entsandten Arbeitnehmern?

Die gleichen regionalen Standards wie für jede Wohnung: der Flämische Wohnkodex in Antwerpen und Gent sowie der Brüsseler Wohnkodex in Brüssel. Flandern hat zudem einen spezifischen Rahmen für temporäre Arbeiterunterkünfte in geteilten Zimmern, der von den Gemeinden angewendet wird.

Kann eine Wohnzulage als Teil des Gehalts für entsandte Arbeitnehmer gelten?

Nein, wenn sie tatsächliche Kosten erstattet, die durch die Entsendung entstehen, wie Unterkunft. Nach belgischem Recht gilt bei Unklarheit über den Erstattungsanteil die gesamte Zulage als Kostenerstattung.

Wann muss die Limosa-Meldung erfolgen?

Vor Arbeitsbeginn in Belgien. Die Meldung erfolgt online und erzeugt sofort eine Limosa-1-Quittung, die jeder entsandte Arbeitnehmer dem belgischen Auftraggeber vor Arbeitsbeginn vorlegt.

Können sich entsandte Arbeitnehmer in einer Globexs-Wohnung anmelden?

Ja, wenn der Eigentümer zustimmt. Das Unternehmen sendet eine schriftliche Anfrage an den Vermietungsagenten, Globexs fragt den Eigentümer und bestätigt die Entscheidung. Preis, Vertrag und Kaution bleiben unverändert.

Kann Globexs ein ganzes Team nahe einem Standort unterbringen?

Ja. Globexs beherbergt Teams von 1 bis 50 Personen in Wohnungen, Häusern oder einer Mischung, und Parkplätze sind in jedem Angebot angegeben.

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Globexs stellt seit 2002 möblierte Unterkünfte für Unternehmen und deren Mitarbeiter bereit. Das Unternehmen wurde in Antwerpen vom belgischen Unternehmer Lodewijk Cuypers gegründet und listet heute 135 möblierte Objekte in Brüssel, Antwerpen und Gent.